มารยาทในที่ทำงานแบบนิวนอร์มอล

หนึ่งปีแล้ว ถึงเวลาที่เราควรจะพิจารณามารยาทในที่ทำงานกันใหม่ โปรดจำไว้ว่าแนวคิดของ “สถานที่ทำงาน” จะยังคงขยายไปเรื่อยๆ เนื่องจากความตั้งใจของหลายบริษัทที่จะทำให้การทำงานระยะไกลหรือไฮบริดเป็นเรื่องปกติแบบใหม่ (และเมื่อเร็วๆ นี้ Kristin Stoller จาก Forbes ตั้งข้อสังเกตว่า ผู้เชี่ยวชาญชาวอเมริกันครึ่งหนึ่งคาดว่าการสื่อสารโทรคมนาคมแบบนี้จะยังคงอยู่ต่อไปหลังการระบาดของโรค)

มารยาทในการทำงานที่กำลังพัฒนาอยู่นี้ เกี่ยวข้องกับค่านิยมง่ายๆ 2 ประการคือ การมีวินัยสำหรับตัวเอง และมีความสง่างามต่อผู้อื่น หากคุณไม่มีสองสิ่งนี้ คุณจะเป็นเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการที่แย่มากและคนอื่นจะหลีกหนีไป สิ่งเหล่านี้คือคุณค่าที่คนทำงานมืออาชีพในปัจจุบันต้องมี:

1. อย่าคิดว่าคนอื่นเห็นด้วยกับการเมืองหรือโลกทัศน์ของคุณ ในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา สังคมอเมริกันได้แยกตัวออกเป็นอุตสาหกรรมที่เป็นเนื้อเดียวกัน มีความเป็นมืออาชีพ และขยายไปบริเวณละแวกใกล้เคียง สิ่งนี้สามารถกล่อมคุณให้เข้าสู่การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ -อย่างผิดๆ และเสี่ยงต่ออันตราย- ที่คนอื่นๆ ที่เหลือในห้องมองเห็นความท้าทายของโลกเช่นเดียวกับคุณ ขอให้ระวังคำพูดและแนวคิดที่เสียดสีของผู้ที่คิดต่างออกไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งคำนึงถึงระดับอารมณ์ที่เพิ่มสูงขึ้นจากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา การใช้คำพูดเยาะเย้ยเกี่ยวกับ “ฝูงชนของ Fox News” หรือ “ฝูงชนที่ตื่นขึ้นมา” หรือ “Covidiots” หรือ“ ทรราชที่ถูกปิดตาย” เป็นการจุดประกายดูถูกเพื่อนร่วมงานและลูกค้าที่อาจอยู่ห่างไกลในเรื่องการเมืองมากกว่าที่คุณจะรู้

2. เปิดกล้องไว้สำหรับการประชุมผ่านวีดีโอที่คุณเป็นผู้เข้าร่วมหลัก “ลองนึกภาพว่าคุณไปประชุมโดยเอากระเป๋าคลุมหัว” Lori Putnam นักเขียนและผู้เชี่ยวชาญในที่ทำงานกล่าว “เมื่อคุณมีการประชุม Zoom ให้ปฏิบัติเหมือนกับการประชุมจริง เจ้านายของคุณรู้ว่ากล้องของคุณใช้งานได้จริง และอาจคิดว่าคุณยังไม่อยากเปลี่ยนชุดนอน”

“ในบางกรณีการปิดวิดีโอของคุณก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลเมื่อคุณไม่ได้เป็นผู้บรรยายที่โดดเด่น” Bill Dyment นักจิตวิทยาในสถานที่ทำงานซึ่งได้นำเสนอการสัมมนาผ่านเว็บหลายร้อยรายการนับตั้งแต่การแพร่ระบาดเริ่มขึ้นให้คำแนะนำ “แต่ในระหว่างการสนทนาแบบเปิดหรือการประชุมทีมตามปกติ โปรดทราบว่าการปรากฏเป็นเพียงหมายเลขโทรศัพท์ในการประชุมเสมือนจริงในขณะที่มีคนอื่นปรากฏบนกล้องนั้น จะทำให้คุณถูกลืมอย่างแน่นอน”

3. ทำตัวให้ครอบคลุมการทำงานระยะไกล “สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง จะช่วยให้มีคนทำงานแบบผสมผสานมากขึ้น” Putnam กล่าว “ซึ่งหมายความว่า คุณไม่สามารถละทิ้งทุกคนที่อยู่ห่างไกล จากการประชุมที่สำคัญได้ ทุกคนต้องอยู่ในทุกการประชุมที่เกิดขึ้น”

4. ทำให้สิ่งดีๆ นั้นหาง่าย ทุกวันนี้ เราทุกคนจมอยู่กับข้อความมากมาย Dyment ผู้ซึ่งเชี่ยวชาญในการสร้างทีมที่ยืดหยุ่นได้แนะนำเครื่องมือง่ายๆ ที่จะช่วยได้ “เพื่อความรวดเร็วและชัดเจนยิ่งขึ้น อย่ากลัวที่จะใช้วีธีการใช้สีเน้นข้อความในอีเมลของคุณ” เขากล่าว “ผู้คนจะชื่นชม หากเขาสามารถข้ามไปยังสองบรรทัดที่แสดงลิงก์ไปยังกิจกรรมสัมมนาทางเว็บของคุณ แทนที่จะต้องเลื่อนดูหมายเลขและลิงก์โทรเข้าระหว่างประเทศ รหัสผ่าน หรือแม้แต่โลโก้ของบริษัท ที่อาจไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการในการที่จะต้องเข้าร่วมประชุมอย่างรวดเร็ว”

5. มองตรงไปที่กล้องเมื่อคุณกำลังพูด และเวลาที่คุณกำลังพูดถึง แม้เราจะทำงานทางไกลกันมาแล้ว 1 ปี แต่ผู้เชี่ยวชาญหลายคนรู้สึกคลุมเครือว่าการสบตาที่ดีในวิดีโอนั้นเป็นอย่างไร การสบตาอย่างหนักแน่น เป็นลักษณะการสื่อสารที่สำคัญอย่างหนึ่งของมนุษย์ สื่อถึงความไว้วางใจและความสนใจ และในยุคของการทำงานระยะไกลจะเทียบเท่ากับการจับมือกันอย่างมั่นคง คุณจะไม่สบตาหากคุณกำลังมองไปที่บุคคลที่ช่องสี่เหลี่ยมด้านล่างซ้ายของซูมขณะพูดกับเธอหรือขณะฟังเธอ ดูเหมือนเธอจะอยู่ที่นั่นในมุมหน้าจอ แต่นั่นเป็นภาพลวงตาทางเทคนิค กล้องคือการเชื่อมต่อภาพของคุณกับเธอ ดังนั้น เมื่อคุณพูดกับเธอให้มองตรงไปที่กล้อง ทำเช่นเดียวกันเมื่อเธอพูดกับคุณ

6. อย่าตึงเครียด แล้วก็ระวังอย่าโกรธคนรอบข้างมากเกินไปด้วย นี่เป็นช่วงเวลาที่น่ากลัว ไร้อารมณ์ขัน และเคร่งครัด Francesca Smith ผู้บัญชาการประจำเมืองในเกลนเดล แคลิฟอร์เนีย ดูเหมือนจะพยายามเพิ่มกำลังใจที่ดีเมื่อเธอยกแก้วไวน์ขึ้นขณะที่กำลังปิดการประชุมที่ยาวนานสามชั่วโมงซึ่งลากไปจนถึง 20.30 น. แต่ก็ทำให้เกิดปัญหาซึ่งนักวิจารณ์ต่างประณามเธอ และสภาเทศบาลเมืองได้ลงมติห้ามดื่มแอลกอฮอล์ เมื่อมีการดำเนินธุรกิจอย่างเป็นทางการ

บทเรียนที่ยากขึ้นอย่างหนึ่งในช่วงของการระบาดก็คือไม่ว่าคุณจะคิดว่าตัวเองมีเหตุผลเพียงใด เพื่อนร่วมงานบางคนจะตัดสินว่าคุณไม่มีเหตุผลเพียงพอ บางคนจะมองว่าคุณไม่ได้ทำมากพอที่จะเยียวยาความอยุติธรรมในสังคม คนอื่นๆ จะตัดสินว่าคุณไม่ระมัดระวังเท่าที่พวกเขากำลังทำเพื่อบรรเทาโคโรนาไวรัส หรือกำลังจริงจังอยู่ คุณต้องหาวิธีในการกำจัดหมอกควันเหล่านี้ แต่ต้องแน่ใจว่าคุณทำเช่นนั้นด้วยความเป็นมิตร

7. เคารพเวลาของผู้อื่นมากขึ้นกว่าเดิม การประชุมทางวิดีโอทุก 60 นาที ไม่จำเป็นต้องดำเนินการตามเวลาที่กำหนด เพื่อนร่วมงานบางคนมีการจองการประชุมแบบกลับไปกลับมาทั้งวันทั้งสัปดาห์ และเนื่องจากถือว่าเป็นเรื่องไม่สุภาพหากพวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไปช้า โปรดให้เวลาพวกเขาสองสามนาทีเพื่อตอบกลับอีเมลสองสามฉบับ เหยียดขา หรือวิ่งไปที่ห้องน้ำ นี่เป็นอีกเรื่องเกี่ยวกับการรักษาวินัยในตัวเอง ความสง่างาม และความเอื้อเฟื้อต่อผู้อื่น

8. ฟังด้วยการหยุดชั่วคราว “ถ้าคุณต้องโทรเข้าร่วมการประชุม Zoom ให้เวลากับคำถามหรือความคิดเห็นของคุณด้วยการหยุดการสนทนาชั่วคราว หรือเมื่อผู้ดำเนินการประชุมเรียกคุณ” Putnam กล่าว “วิธีนี้จะช่วยลดความถี่ในการพูดทับซ้อนกับคนอื่นที่กำลังส่งสัญญาณว่าพวกเขากำลังจะพูด”

9. การลงจอดของเครื่องบิน “ตกลงในขั้นตอนต่อไปในการดำเนินรายการ” Dyment กล่าว “ไม่ว่าจะเป็นการพบปะพูดคุยกันแบบสดๆ หรือด้วยตัวเอง หากรายการดำเนินการต่อไปอย่างไม่ชัดเจน ให้ใช้คำถามคลาสสิกของ David Allen จากหนังสือของเขาเรื่องการทำสิ่งต่างๆให้เสร็จ ด้วยการปิดท้ายว่า: ‘นี่เป็นการสนทนาที่ดี ก่อนที่เราจะจบ ขั้นตอนต่อไปของเราคืออะไร’ ไม่มีใครอยากใช้เวลาอันมีค่าไปวนอยู่กับแนวคิด แล้วจากไปด้วยประสบการณ์ที่ไม่รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป ทำให้รู้สึกเหมือนเสียเวลา”

ที่มา: Forbes

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.